Word文檔編輯～字體、字號(hào)、間距

你好，這里是《毅書毅世界》，我是毅力。今天學(xué)習(xí)了好友推薦的課程《職場(chǎng)Word進(jìn)階指南》，內(nèi)容很實(shí)用，給我很多啟發(fā)，現(xiàn)在把學(xué)習(xí)筆記分享給你。

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?Word 文檔的第一要素并不是好看、漂亮、有設(shè)計(jì)感，而是要易于閱讀，方便文檔管理。 Word 在英文里就是“字”的意思，這也是 Word 自身的特點(diǎn)：它字多，是個(gè)閱讀性文件。所以，文檔是否專業(yè)，標(biāo)準(zhǔn)就在于一定要易于閱讀，易于信息的傳達(dá)和理解。

事業(yè)單位、黨政機(jī)關(guān)的文檔格式規(guī)范要按照《黨政機(jī)關(guān)公文格式》( GB /-2012）的要求。今天分享的是普通文檔的通用格式規(guī)范。

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在 Word 里設(shè)置格式，主要就是設(shè)置文字格式。所以一定要做到：字體、字號(hào)、規(guī)則保持統(tǒng)一，行距保持一致。

一、關(guān)于字體

選擇字體時(shí)首先要考慮這份文檔

所承載的功能，說(shuō)白了就是到底是干嘛用的。如果是非正式發(fā)文只是用于簡(jiǎn)單的溝通傳閱，建議你用微軟雅黑字體， PC 端還是微軟雅黑的閱讀體驗(yàn)最佳。

如果是偏正式的，比如說(shuō)企業(yè)的正式發(fā)文或表單、文案等，建議還是以宋體字為主。特別是當(dāng)這份文檔是需要打印出來(lái)使用時(shí)，宋體的文檔會(huì)讓人閱讀起來(lái)更舒適。因?yàn)樗误w是屬于襯線字體，在字的筆畫開(kāi)始、結(jié)束的地方有額外的裝飾，而且筆畫的粗細(xì)會(huì)有所不同，這種就叫做襯線體。這種字體的識(shí)別效率高，尤其是大量閱讀的時(shí)候，不容易讓人產(chǎn)生疲勞感。

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通用的字體的搭配方案：封面標(biāo)題可以使用華文中宋，一、二級(jí)標(biāo)題使用黑體，三級(jí)標(biāo)題及正文使用宋體或仿宋，圖片、表格題注等注釋性文字依然使用黑體。一份文檔正文所使用的字體最好不要超過(guò)3種。

在設(shè)置字體格式的時(shí)候，最好是中英文字體分開(kāi)設(shè)置。有兩種搭配方案：中文用微軟雅黑的話，英文就用 ；中文是宋體，那英文就用新羅馬字體。

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二、關(guān)于字號(hào)

字號(hào)是讓文檔有層次感的一個(gè)的重要依據(jù)。除非是一些行業(yè)的特殊要求，必須細(xì)分各種級(jí)別，比如說(shuō)法律文書之類的。其他的文檔都要求，簡(jiǎn)單利落。文檔一般只要有三個(gè)級(jí)別的標(biāo)題和正文就可以了。

一級(jí)標(biāo)題建議三號(hào)，二級(jí)標(biāo)題小三，三級(jí)標(biāo)題及正文小四。尤其是給領(lǐng)導(dǎo)呈報(bào)文件的時(shí)候，字體千萬(wàn)不能小。小四字號(hào)在A4紙上的閱讀體驗(yàn)相對(duì)來(lái)說(shuō)是最好的。如果你的文檔稍微復(fù)雜一點(diǎn)，有頁(yè)眉、頁(yè)碼、題注這些標(biāo)示內(nèi)容，用五號(hào)字就好。

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三、關(guān)于間距

頁(yè)邊距用默認(rèn)的標(biāo)準(zhǔn)格式就行，行距要根據(jù)字號(hào)設(shè)定。一般設(shè)置為1.2~1.3倍行距是看起來(lái)最舒服的。段間距呢，通常來(lái)說(shuō)不常使用，但如果你追求細(xì)致、規(guī)范的話，你也可以單獨(dú)給標(biāo)題設(shè)置段前段后間距。

作者給出了一個(gè)建議：如果文檔有三級(jí)標(biāo)題的話，僅給標(biāo)題3設(shè)置段前1行，段后0.5行間距。這個(gè)段間距加上以后，的確視覺(jué)感受會(huì)更優(yōu)化一級(jí)。

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【小貼士】有時(shí)你的文檔用了微軟雅黑字體，在調(diào)整段落間距的時(shí)候會(huì)發(fā)現(xiàn)：段落間距無(wú)法調(diào)整。不管是單倍行距還是1.5倍行距，還是2倍行距，效果是一樣的，看起來(lái)都沒(méi)有變化。

很多人直接把文字清空格式，然后把之前排版的步驟重新來(lái)一遍，特別耽誤時(shí)間。其實(shí)遇到這種情況，你只需要先按< Alt +0+ P >，打開(kāi)【段落】對(duì)話框。取消勾選【如果定義了文檔網(wǎng)格，則對(duì)齊到網(wǎng)格】word文字間距怎么設(shè)置，然后就可以正常調(diào)整了。記住，格式不變，去網(wǎng)格線！

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四、文檔編輯三個(gè)加分項(xiàng)

1、一整塊內(nèi)容編輯完成后，可以敲一個(gè)回車中間空一行，這樣條理更清晰。

2、如果交給領(lǐng)導(dǎo)審核word文字間距怎么設(shè)置，在發(fā)電子文檔之前，你可以點(diǎn)一下【開(kāi)始】選項(xiàng)卡的【隱藏編輯標(biāo)記】word文字間距怎么設(shè)置，或者按快捷鍵＜ Ctrl + +8>，把【顯示編輯標(biāo)記】關(guān)掉，這樣版面更整潔。

3、如果文檔多于3頁(yè)，建議加個(gè)頁(yè)碼；如果大于5頁(yè)，還可以加一個(gè)目錄，方便他人閱覽，細(xì)節(jié)之處見(jiàn)真章。

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五、文檔編輯減分項(xiàng)

有加分項(xiàng)，自然就有減分項(xiàng)。建議文檔里少用斜體、下劃線、刪除線這些功能，即使用加粗，也要控制數(shù)量。要知道，強(qiáng)調(diào)的內(nèi)容太多就失去強(qiáng)調(diào)的意義了。

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?六、重要的建議

編號(hào)目錄一類的，最好自動(dòng)生成。文檔能用自動(dòng)化排版，就堅(jiān)決不手打。比如給標(biāo)題應(yīng)用標(biāo)題【樣式】，標(biāo)題編號(hào)使用多級(jí)列表，目錄使用 Word 自動(dòng)引用。尤其是一些復(fù)雜的文檔，可以說(shuō)沒(méi)人是可以一遍過(guò)的，自動(dòng)化排版在之后的無(wú)數(shù)遍調(diào)整中，會(huì)節(jié)約你大量的時(shí)間。

抓好字體、字號(hào)、間距這三個(gè)核心方面，再注意剛剛提到的加分減分事項(xiàng)，你的文檔就已經(jīng)超過(guò)很多人了，你的合作伙伴能更好更高效舒適地接受你的信息，感受到你的專業(yè)度。

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好，就聊到這里。明天繼續(xù)學(xué)習(xí)Word文檔編輯神技，日拱一卒功不唐捐。《毅書毅世界》明天見(jiàn)。

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