EXCEL：夢里都想笑，原來打印的設(shè)置就是這么簡單的

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小宏一直在默默地學(xué)習(xí)著，想快速成長為公司的數(shù)據(jù)處理高手。但在日常的工作中，有些數(shù)據(jù)操作又讓她深感力不從心，雖然上節(jié)課學(xué)會了怎樣給每頁都加上頁眉/頁腳，準(zhǔn)備應(yīng)用于打印時(shí)，卻發(fā)現(xiàn)的打印操作，并不是那么簡單。

比如：去掉底紋或填充顏色的打印，只打印需要的內(nèi)容，不打印工作表中出錯值等。

但以小宏當(dāng)前的水平，要達(dá)到這些要求，還得加加班才可以了。

【學(xué)習(xí)內(nèi)容】

設(shè)置打印頁面；打印時(shí)不顯示底紋或填充顏色；不讓出錯的值打印出來。分頁符的使用，讓打印更隨意；打印部分行或列的內(nèi)容；打印需要的內(nèi)容；

【學(xué)習(xí)目標(biāo)】

掌握一般的打印操作；會處理在打印過程中常遇到的問題；熟練地掌握頁面設(shè)置、打印預(yù)覽等的參數(shù)設(shè)置。

【學(xué)習(xí)過程】

1、設(shè)置打印頁面

要打印文檔，首先是要進(jìn)行頁面設(shè)置，一般默認(rèn)的是A4紙打印，但是很多時(shí)候我們是需要自己來設(shè)定的。比如頁邊距、頁面、頁眉/頁腳等。

（1）打開“工資表”數(shù)據(jù)表，如下圖所示。

（2）選擇【頁面布局】，單擊【頁面設(shè)置】右邊的小箭頭，彈出“頁面設(shè)置”對話框。

選擇【頁面】面板，如下圖所示。在這里可以根據(jù)數(shù)據(jù)表的內(nèi)容，設(shè)置頁面的方向，縮放比例、紙張大小等。

本例選擇紙張的大小為A4，其它選項(xiàng)都是默認(rèn)。

（3）設(shè)置頁邊距

轉(zhuǎn)到【頁邊距】面板，如下圖所示，在這里可以調(diào)整頁面邊距，按左右上下右邊的黑色小三角形，就可以對數(shù)值進(jìn)行設(shè)置。

要注意的是，頁眉或頁腳的數(shù)值，必小于上下邊距的數(shù)值excel表格打印怎么把內(nèi)容打印到一張紙，否則，打印出來的頁眉或頁腳會跟內(nèi)容重疊。

“居中方式”下面的“水平”和“垂直”兩個(gè)選項(xiàng)，是讓表格在頁面上呈現(xiàn)設(shè)置，如果選中，要打印的內(nèi)容就會位于紙面中間的位置。

例如下面的表格，“好好學(xué)習(xí)”位于A1單元格。

當(dāng)勾選了“水平”和“垂直”后，其打印的效果就是“好好學(xué)習(xí)”位于紙張的中心位置了。

2、別讓底紋或填充顏色一齊打印出來

打印出來的數(shù)據(jù)最主要是要清晰，如果將底紋或填充顏色都打印出來，數(shù)據(jù)可能就看不清楚了。

是當(dāng)然想到了這一點(diǎn)。

同上面1的方法，在【頁面設(shè)置】面板中轉(zhuǎn)到【工作表】面板，勾選“單色打印”excel表格打印怎么把內(nèi)容打印到一張紙，就可以不打印底紋或填充顏色了，如下圖所示。

其打印效果對比如下。

3、不要讓出錯的信息也打印出來

有時(shí)頁面可能會有錯誤的信息，如果在打印的紙面上也出現(xiàn)的話，就會顯得數(shù)據(jù)不嚴(yán)謹(jǐn)，但有時(shí)有修改表格的數(shù)據(jù)，又是比較麻煩的事。

在上面的【工作表】面板中為用戶提供了處理錯誤數(shù)據(jù)的方法，共有“顯示值”、“”、“--”、“#N/A”四個(gè)選擇。如下圖所示。

選中后，錯誤的信息將會以設(shè)置的信息替代打印出來。

4、將網(wǎng)格線、行號列標(biāo)都打印

這是一個(gè)比較奇怪的打印需求了，有時(shí)真的搞不清楚打印行號列標(biāo)有啥作用。

當(dāng)然，像我這樣為了講解操作方法的老師，為了說明數(shù)據(jù)所在單元格，可能就需要這樣的打印效果了。

其實(shí)也挺簡單的，按3的操作步驟，打開【工作表】面板，將“網(wǎng)格線”、“行號列標(biāo)”選中，得到的打印效果就如下圖所示了。

如果將“草稿品質(zhì)”選中，得到的效果如下圖所示了，這是最節(jié)約的打印方法了。

5、讓打印出來的每張數(shù)據(jù)都帶有標(biāo)題

如果一個(gè)數(shù)據(jù)表有很多頁，如果打印出來沒有標(biāo)題，看到第二頁的小伙伴就不清楚各列的數(shù)據(jù)代表什么意思了。

在，要解決這樣的問題，同樣是在【頁面設(shè)置】下面的【工作表】面板里。

只要在“打印標(biāo)題”上，將要在每頁都顯示標(biāo)題所在的行或列選中，打印出來時(shí)，每張數(shù)據(jù)都會帶上設(shè)定的標(biāo)題欄。

例如上面的工資表，將標(biāo)題欄第2行設(shè)置為頂端標(biāo)題行。

得到的效果如下圖所示。

6、使用分頁視圖，讓打印更隨意

一個(gè)數(shù)據(jù)表，存在很多數(shù)據(jù)信息，有些數(shù)據(jù)，并不需要都打印出來讓人家看excel表格打印怎么把內(nèi)容打印到一張紙，在這樣的情況下，我們在分布視圖里處理這樣的問題。

例如本課的工資表，我只想將每個(gè)人的基本工資打印出來。

（1）選擇【視圖】-【分頁預(yù)覽】，將鼠標(biāo)放在右邊的藍(lán)色邊框線上。

當(dāng)光標(biāo)變成雙向箭頭時(shí)，就要以將頁面移到基本工資（E列）右邊，如下圖所示。

要恢復(fù)原來的視圖，只需要在【視圖】-【普通】即可。

（2）選擇【文件】-【打印】，得到如下的打印效果。

7、最隨心所欲的打印，就是先選定打印區(qū)域

相信上班一族經(jīng)常會被經(jīng)理要這一塊哪一塊的數(shù)據(jù)，在這樣的情況下，打印選定區(qū)域的操作就顯得很需要了。

方法也很簡單，就是先選定要打印的區(qū)域，注意的是這個(gè)區(qū)域是工連續(xù)的，不然，只能分頁打印。

不要將最終的工資打印出來，其選擇就如下圖所示。

選擇【文件】-【打印】，在【設(shè)置】中選擇“打印選定區(qū)域”。

就可以得到如下圖所示的打印效果。

8、如果要跨列或跨行打印所需數(shù)據(jù)，也許就只有將不需要的先隱藏了

有時(shí)我們需要將那些跨行或跨列的數(shù)據(jù)打印出來，也就是不連續(xù)的。

為我們提供了這樣的方法。

先將不需要打印的行或列隱藏，再打印。

如上面的工資表，要求只打印工資，則需要將基本工資等先隱藏起來，再打印。

然后選擇【文件】-【打印】，得到的打印效果如下圖所示。

可以看到，打印的結(jié)果就只顯示“工資”這一列了。

【小結(jié)】

本課跟大家分享了有關(guān)打印這一重要的操作方法，文中基本集合了中有關(guān)打印的操作技巧，大家在工作中也許會遇到。下面再讓我們小結(jié)一下：

主要的打印效果，是在【頁面布局】-【頁面設(shè)置】中進(jìn)行的。在打印預(yù)中，還可以靈活地設(shè)置要打印的方式。最主要的是，打印之前，要設(shè)置好打印的頁面和頁邊距。

本課的分享就到這里了，歡迎繼續(xù)關(guān)注IT微課程，跟我一起學(xué)數(shù)據(jù)處理。

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